イベントや展示会の成否を分ける会場選び。しかし、「収容人数」や「アクセスの良さ」だけで、最適な会場を選べるとは限りません。会場選びでは、意外と見落としがちなポイントが多く存在します。失敗しないために注意するべきことについて、イベントのプロたちが会場選びの秘訣について話し合いました。
会場がたくさんありすぎて悩む……どうやって比較する？
清水：イベント会場を探す際、収容人数やアクセスといった基本的な条件はもちろん大切ですが、それだけではイベントが成功するとは限りませんよね。お二人が考える「意外と見落とされがちだけれど重要なポイント」を教えていただけますか？
大髙：収容人数やアクセスは当然の基本要素ですが、それだけではなく「ターゲット層に合う雰囲気を持つかどうか」を重視しています。
たとえば、若い世代をメインターゲットにするイベントであれば、アクセスが良く、都心に位置するスタイリッシュな会場が適しています。一方で、ブランドやイベント自体の特別感を強調したい場合は、多少アクセスが悪くても独自の雰囲気を持つ会場の方がイベント全体を成功に導くことが多いです。このように、会場特性とターゲット層がどれだけマッチするかを見極めることが会場選びのポイントになります。
イベントを成功させるためには、まず「自分たちがやりたいイベントがどんなものか」を明確にすることが重要だと思っています。ポイントとしては、ターゲットがどの年齢層なのか、またイベントが招待制なのか、それとも誰でも自由に入れるフリーイベントなのか。この2点をしっかり考えておくだけでも、会場選びや企画の方向性が大きく変わってきます。
ターゲットの年齢層によって会場の雰囲気や演出が変わるだけでなく、アクセスや導線にも影響が出てきますし、招待制かフリーかで、必要なセキュリティや運営の体制も異なります。こうした基本的な要素を押さえた上で企画を進めることで、会場に求められる条件も具体的になり、より満足度の高いイベントに近づけることができます。
さらに、会場の内装やレイアウトも重要です。以前、クライアントの依頼で会場をプランニングした際、実際に会場を見に行って初めて、柱や配管が露出しているのを発見し、プランの大幅な変更を余儀なくされたことがあります。
視界に柱や配管が入り込むと空間の一体感が損なわれてしまうため、特に自由度を必要とする演出が求められるイベントでは大きな障害となります。また、会場によっては床や壁の色が特徴的で、独特な装飾がされていたりすることもありますが、こうした要素が企業のイメージにマッチする場合は良いですが、そうではない場合は注意した方が良いです。
大髙：収容人数やアクセスは当然の基本要素ですが、それだけではなく「ターゲット層に合う雰囲気を持つかどうか」を重視しています。
たとえば、若い世代をメインターゲットにするイベントであれば、アクセスが良く、都心に位置するスタイリッシュな会場が適しています。一方で、ブランドやイベント自体の特別感を強調したい場合は、多少アクセスが悪くても独自の雰囲気を持つ会場の方がイベント全体を成功に導くことが多いです。このように、会場特性とターゲット層がどれだけマッチするかを見極めることが会場選びのポイントになります。
イベントを成功させるためには、まず「自分たちがやりたいイベントがどんなものか」を明確にすることが重要だと思っています。ポイントとしては、ターゲットがどの年齢層なのか、またイベントが招待制なのか、それとも誰でも自由に入れるフリーイベントなのか。この2点をしっかり考えておくだけでも、会場選びや企画の方向性が大きく変わってきます。
ターゲットの年齢層によって会場の雰囲気や演出が変わるだけでなく、アクセスや導線にも影響が出てきますし、招待制かフリーかで、必要なセキュリティや運営の体制も異なります。こうした基本的な要素を押さえた上で企画を進めることで、会場に求められる条件も具体的になり、より満足度の高いイベントに近づけることができます。
さらに、会場の内装やレイアウトも重要です。以前、クライアントの依頼で会場をプランニングした際、実際に会場を見に行って初めて、柱や配管が露出しているのを発見し、プランの大幅な変更を余儀なくされたことがあります。
視界に柱や配管が入り込むと空間の一体感が損なわれてしまうため、特に自由度を必要とする演出が求められるイベントでは大きな障害となります。また、会場によっては床や壁の色が特徴的で、独特な装飾がされていたりすることもありますが、こうした要素が企業のイメージにマッチする場合は良いですが、そうではない場合は注意した方が良いです。
▶大髙 良和（おおたか りょうわ） 2012年電通ライブ（旧電通テック）入社。企業プライベートショー、モーターショーや博覧会など国内外問わず数多くのスペースプロデュースに従事。近年は社内サステナビリティチームのリーダーとしてガイドライン発出やメディア出稿、ウェビナーへの登壇など社内外で積極的に活動。著書に『サステナブル×イベントの未来』（宣伝会議）
新居：私も演出面から、会場の備品や設備が整っているかどうかを重視します。たとえば、照明や音響機材がどれだけ整備されているか、VIP専用の動線が確保されているかなどが重要です。特にVIP来場者がいるイベントでは、専用の控室や動線がないと当日の運営がスムーズに進まず、遅延が発生してしまったこともあります。こういったトラブルを避けるため、会場設備を事前に確認し、運営の手間を軽減できる会場を選ぶことが大切です。
清水：私はイベント企画段階で、会場の内装や空間の自由度を確認するようにしています。過去に柱や配管の位置が原因で、設営やプランに大幅な変更が必要になり、時間と労力がかかってしまったことがあります。そしてこれは後に全体予算にも関わってきます。お二人のお話からも、会場選びにおいて「イベントのテーマや目的を引き出せる空間であるか」を意識する必要性を改めて感じました。
清水：私はイベント企画段階で、会場の内装や空間の自由度を確認するようにしています。過去に柱や配管の位置が原因で、設営やプランに大幅な変更が必要になり、時間と労力がかかってしまったことがあります。そしてこれは後に全体予算にも関わってきます。お二人のお話からも、会場選びにおいて「イベントのテーマや目的を引き出せる空間であるか」を意識する必要性を改めて感じました。
▶新居 敦（にい あつし） 2000年レイ入社以来、映像制作、企画、演出進行、デジタルコンテンツ制作、運営など多岐にわたり活躍。プロモーションイベントから常設施設まで、多彩なプロジェクトに参画した経験豊富なプロフェッショナル。
「特別な空間」が生む効果。環境配慮を重視する企業も増加
清水：最近はイベント向けの会場だけでなく、歴史的建造物や廃工場などに代表される「ユニークベニュー」と呼ばれる場所もイベント会場として利用されるケースが増えています。ユニークべニューの独特の雰囲気や空間の持つパワーは、一般的な会場では表現できない特徴があります。こうした会場を活用することについて、どのようにお考えですか？
大髙：ユニークベニューの活用は、イベントの特性によっては非常に効果的です。たとえば、高級ブランドのプロモーションイベントであれば、伝統ある歴史的な建物や、雰囲気のある廃工場などがブランドイメージとマッチし、強いインパクトにつながります。ただし、一般的な展示会場とは異なり、電源容量が限られていたり、会場内での施工制限があったりと制約も多いため、事前の確認が不可欠です。
新居：ユニークベニューでは、通常のイベント会場に比べて環境的な制約が多く、たとえば照明を設置する場合も事前の許可が必要な場合や、火気の使用が厳しく制限されている場合もあります。過去には、歴史的建造物でのイベントで、外部の光や火気が一切使用できず、代替演出を検討することになったケースもありました。こうした制約をクリアするためにも、プロジェクトの初期段階から会場の特性を理解し、それに見合った演出プランを立てることが重要ですね。
清水：また、最近は会場選びにおいて「環境配慮」や「サステナビリティ」がますます重要視されていることを感じます。クライアントがサステナブルな方針を掲げる企業の場合、会場選びの条件にもその視点を求めることが増えてきました。
時代的にも、バリアフリー対応といった基本的な点から、再生可能エネルギーの利用や廃棄物管理など、会場自体が持つ環境負荷を減らす取り組みが求められるようになっています。以前はそこまで重視されなかったポイントも、今では会場側に配慮があることがクライアントの要望として出てきてくることが多々あります。こうした変化は、少し前の時代とは異なると実感しています。
また、企業イメージと会場が一致していることも大切で、特に一般向けのイベントでメディアに露出する場合には、会場選びが企業のブランディングと矛盾しないよう配慮が必要です。たとえば、サステナビリティを重視するクライアントには、再生可能エネルギーを使っている会場や、ゴミの削減を積極的に進めている会場が選ばれることが多くなっています。
大髙：クライアントだけでなく、アーティストやブランドの間でもサステナビリティの重要性が急速に高まっていると感じています。たとえば、海外のアーティストでは、環境配慮が十分でなければライブやイベントを行わないと決めているケースもあります。
その姿勢を明確にしているアーティストの中には、サステナビリティの指標を満たせなかったため、イベントを中止した人もいるほどです。このような動きが業界全体に影響を与え、特にハイブランドや大手企業もサステナビリティに配慮した会場を求めるようになってきました。
また、ユニバーサルデザインやジェンダーフリーの配慮も重要です。ユニバーサルデザインを重視する企業が選んだ会場に段差が多いと、企業イメージに合わなくなってしまいますし、参加者にも負担がかかります。また、女性が多いイベントでは男性用トイレを一時的に女性用に変更できる会場や、ジェンダーフリーのトイレを備えた会場が求められるなど、多様性に配慮した会場選びが今後さらに求められてくると思います。
大髙：ユニークベニューの活用は、イベントの特性によっては非常に効果的です。たとえば、高級ブランドのプロモーションイベントであれば、伝統ある歴史的な建物や、雰囲気のある廃工場などがブランドイメージとマッチし、強いインパクトにつながります。ただし、一般的な展示会場とは異なり、電源容量が限られていたり、会場内での施工制限があったりと制約も多いため、事前の確認が不可欠です。
新居：ユニークベニューでは、通常のイベント会場に比べて環境的な制約が多く、たとえば照明を設置する場合も事前の許可が必要な場合や、火気の使用が厳しく制限されている場合もあります。過去には、歴史的建造物でのイベントで、外部の光や火気が一切使用できず、代替演出を検討することになったケースもありました。こうした制約をクリアするためにも、プロジェクトの初期段階から会場の特性を理解し、それに見合った演出プランを立てることが重要ですね。
清水：また、最近は会場選びにおいて「環境配慮」や「サステナビリティ」がますます重要視されていることを感じます。クライアントがサステナブルな方針を掲げる企業の場合、会場選びの条件にもその視点を求めることが増えてきました。
時代的にも、バリアフリー対応といった基本的な点から、再生可能エネルギーの利用や廃棄物管理など、会場自体が持つ環境負荷を減らす取り組みが求められるようになっています。以前はそこまで重視されなかったポイントも、今では会場側に配慮があることがクライアントの要望として出てきてくることが多々あります。こうした変化は、少し前の時代とは異なると実感しています。
また、企業イメージと会場が一致していることも大切で、特に一般向けのイベントでメディアに露出する場合には、会場選びが企業のブランディングと矛盾しないよう配慮が必要です。たとえば、サステナビリティを重視するクライアントには、再生可能エネルギーを使っている会場や、ゴミの削減を積極的に進めている会場が選ばれることが多くなっています。
大髙：クライアントだけでなく、アーティストやブランドの間でもサステナビリティの重要性が急速に高まっていると感じています。たとえば、海外のアーティストでは、環境配慮が十分でなければライブやイベントを行わないと決めているケースもあります。
その姿勢を明確にしているアーティストの中には、サステナビリティの指標を満たせなかったため、イベントを中止した人もいるほどです。このような動きが業界全体に影響を与え、特にハイブランドや大手企業もサステナビリティに配慮した会場を求めるようになってきました。
また、ユニバーサルデザインやジェンダーフリーの配慮も重要です。ユニバーサルデザインを重視する企業が選んだ会場に段差が多いと、企業イメージに合わなくなってしまいますし、参加者にも負担がかかります。また、女性が多いイベントでは男性用トイレを一時的に女性用に変更できる会場や、ジェンダーフリーのトイレを備えた会場が求められるなど、多様性に配慮した会場選びが今後さらに求められてくると思います。
▶清水 友理（しみず ゆり） 2017年電通ライブ入社。 官公庁～民間企業まで多岐に渡る業界の案件に携わり、企画から実施まで一気通貫したイベントプロデュースを担当。ウェブ解析士の資格を活かしながら、多くの海外案件も経験。 直近では、自社オウンドメディアの運用を行い、新たなビジネスモデル開発にも従事。
ネット検索だけで決定は禁物！ ロケハンで確認すべき必須項目
清水：会場選定時に候補を絞り込んだとしても、現地調査、いわゆるロケハンは不可欠ですよね。実際に現場を訪れることで初めてわかることも多いですが、お二人が「現地確認だからこそ気づく点」について具体的に教えていただけますか？
大髙：端的に言えば、図面や写真だけでは分からない部分が多くあるからです。たとえば「駅から徒歩5分」と書かれていても、実際に歩いてみると遠く感じることがあります。また、イベントの開催時刻に訪れてみると、会場周囲の環境が想像と違うこともあります。参加者の視点で確認すると違った発見があります。
新居：会場の搬入口の広さやエレベーターの台数は、設営やリハーサルのスケジュールに直結します。設営のための荷物の搬入に想定以上の時間がかかると、スケジュールが乱れる原因になります。会場によっては搬入口が限られていたり、大型エレベーターがなかったり場合もあるため、現地での実地確認が重要です。
清水：自然光の入り具合や音響の響き方は、現地でしか得られない情報です。たとえば、大型モニターを使用するイベントでは、会場がガラス張りで自然光が多く入る場合、遮光できるかどうかが非常に重要です。音響についても、実際に音を出してみないと響きが確認できないため、事前の調整が求められます。
大髙：自然光の入り具合はとても重要ですね。スクリーンに映像を投影したい場合、遮光できないと映像を確認できないという事態にもなりかねませんから。また、照明演出も自然光の影響を受けやすいので注意が必要です。あと、紫外線に弱い商材や物品を展示するときは、遮光がマストです。
清水：演出や展示品を踏まえた会場選びも重要なポイントですよね。ただ、会場側と関係各所のスケジュールを踏まえながらロケハンの日時を調整するのは大変です。特に、会場を絞る前に複数の候補地を下見する段階のロケハンは、ある程度見るべき点は固定化されています。実施可能性が低い会場にも、足を運ぶのは少々非効率かもしれません。
そうした課題に対して、電通ライブでは【オンラインロケハン】サービスを開始しました。Matterport社が発売している専用3Dカメラ＋専用サーバーを用いて、360°ウォークスルービューで会場内を閲覧できるサービスです。会場内の控え室からの動線や機材の配置などのポイントを視覚的に確認できる点や、スペースの寸法も行うことができる点がメリットです。また、イベントスペース業界のプロである弊社がディレクションすることで、イベントを実施する際に本当に「欲しい・知りたい！」情報が分かるサービスとなっています。
ご参考：クラブeX（品川プリンスホテル）
https://my.matterport.com/show/?m=4D9yj4kUvaa
大髙：端的に言えば、図面や写真だけでは分からない部分が多くあるからです。たとえば「駅から徒歩5分」と書かれていても、実際に歩いてみると遠く感じることがあります。また、イベントの開催時刻に訪れてみると、会場周囲の環境が想像と違うこともあります。参加者の視点で確認すると違った発見があります。
新居：会場の搬入口の広さやエレベーターの台数は、設営やリハーサルのスケジュールに直結します。設営のための荷物の搬入に想定以上の時間がかかると、スケジュールが乱れる原因になります。会場によっては搬入口が限られていたり、大型エレベーターがなかったり場合もあるため、現地での実地確認が重要です。
清水：自然光の入り具合や音響の響き方は、現地でしか得られない情報です。たとえば、大型モニターを使用するイベントでは、会場がガラス張りで自然光が多く入る場合、遮光できるかどうかが非常に重要です。音響についても、実際に音を出してみないと響きが確認できないため、事前の調整が求められます。
大髙：自然光の入り具合はとても重要ですね。スクリーンに映像を投影したい場合、遮光できないと映像を確認できないという事態にもなりかねませんから。また、照明演出も自然光の影響を受けやすいので注意が必要です。あと、紫外線に弱い商材や物品を展示するときは、遮光がマストです。
清水：演出や展示品を踏まえた会場選びも重要なポイントですよね。ただ、会場側と関係各所のスケジュールを踏まえながらロケハンの日時を調整するのは大変です。特に、会場を絞る前に複数の候補地を下見する段階のロケハンは、ある程度見るべき点は固定化されています。実施可能性が低い会場にも、足を運ぶのは少々非効率かもしれません。
そうした課題に対して、電通ライブでは【オンラインロケハン】サービスを開始しました。Matterport社が発売している専用3Dカメラ＋専用サーバーを用いて、360°ウォークスルービューで会場内を閲覧できるサービスです。会場内の控え室からの動線や機材の配置などのポイントを視覚的に確認できる点や、スペースの寸法も行うことができる点がメリットです。また、イベントスペース業界のプロである弊社がディレクションすることで、イベントを実施する際に本当に「欲しい・知りたい！」情報が分かるサービスとなっています。
ご参考：クラブeX（品川プリンスホテル）
https://my.matterport.com/show/?m=4D9yj4kUvaa
オンラインで会場をウォークスルーしてみることが可能
タグ機能で図面や詳細情報を確認可能。メジャーツール(測定機能)を使って任意のポイント間の距離の測定を行うことも。
※オンラインロケハンサービスにご興味がある方は、べニューリンク事務局（venue-link@dentsulive.co.jp）までお気軽にご連絡ください。
新居：控室の配置やエントランスからの動線を一通り確認することができるので、事前のイメージをつかむにはうってつけですね。時間やコストの面で非常に効率的ですし、特に遠方の会場の初期チェックに便利ですね。
清水：ロケハンで見落としを防ぐためには、やはり「餅は餅屋」で、最終的にはわれわれのようなイベントのプロに頼っていただきたいですね。施工や演出にはそれぞれの専門的な視点があるためその道のプロの目線で確認してもらうことが欠かせません。
たとえば、会場検索サイトの「ベニューリンク」やオンラインロケハンを活用してあらかじめ会場とその特徴を把握して絞り込んだうえで、イベントのプロがロケハンを行い精査して最適な場所を決定する流れが理想的かもしれません。
新居：控室の配置やエントランスからの動線を一通り確認することができるので、事前のイメージをつかむにはうってつけですね。時間やコストの面で非常に効率的ですし、特に遠方の会場の初期チェックに便利ですね。
清水：ロケハンで見落としを防ぐためには、やはり「餅は餅屋」で、最終的にはわれわれのようなイベントのプロに頼っていただきたいですね。施工や演出にはそれぞれの専門的な視点があるためその道のプロの目線で確認してもらうことが欠かせません。
たとえば、会場検索サイトの「ベニューリンク」やオンラインロケハンを活用してあらかじめ会場とその特徴を把握して絞り込んだうえで、イベントのプロがロケハンを行い精査して最適な場所を決定する流れが理想的かもしれません。
【まとめ】会場選びで押さえるべき視点
プロの解説を通じて、会場選びを成功させるためには、ターゲット層に合った雰囲気や演出の工夫、環境配慮などが重要であることが明らかになりました。また、図面や写真だけでは分からない会場の特性を把握するロケハンや、オンラインロケハンを活用した効率的な確認も有効です。
こうしたポイントを押さえることで、イベントのテーマや目的にフィットした会場を見極めることができ、ひいては参加者に特別な体験を提供できます。プロの視点を取り入れながら、ぜひイベントの可能性を広げ、記憶に残る体験を作り上げてください。
edit & write : yoko sueyoshi
photo : hideki ookura
こうしたポイントを押さえることで、イベントのテーマや目的にフィットした会場を見極めることができ、ひいては参加者に特別な体験を提供できます。プロの視点を取り入れながら、ぜひイベントの可能性を広げ、記憶に残る体験を作り上げてください。
edit & write : yoko sueyoshi
photo : hideki ookura
